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En SeNaSa es continuo y sistemático el proceso de digitalización
de documentos en las oficinas centrales y regionales.
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De ahora en adelante los documentos digitalizados pueden ser consultados y actualizados en formato electrónico desde Monte Plata, pero también desde cualquier otra oficina de la institución a nivel nacional, ahorrando tiempo, espacio y recursos para la institución y los afiliados.
Con la implementación del modelo de la Oficina sin papel en Monte Plata se abren amplias posibilidades para que otras oficinas regionales se incorporen durante el resto del año al sistema, donde se trabaja aceleradamente.
El nuevo sistema además de contribuir al ahorro de dinero de la ARS estatal hace una contribución sustancial a la preservación del medio ambiente y a la automatización de los servicios.
De hecho más del 95% de los servicios que ofrece SeNaSa a sus afiliados están debidamente automatizados
Igualmente, SeNaSa alcanzó a la cifra de 84,000 folders reciclados en el mes de septiembre, cantidad suficiente para cubrir las necesidades de la institución durante un año, sin necesidad de desembolsar dinero en la compra de nuevos fólders. También han sido reciclados 50 mil clips grandes para los mismos fines.
Como parte de su estilo de gestión, en que el ahorro constituye una cultura de gestión de todos los procesos y programas, SeNaSa dispuso reubicar 224 archivos metálicos, que quedaron sin uso al haberse digitalizado los documentos que guardaban.
Como cada archivo reciclado tiene un valor de RD$ 7,000, la acción representa un ahorro estimado enRD$1 millón 568 mil. En adición a ello, actualmente se trabaja en la baja de 14 millones de documentos, lo que ahorraría RD$ 542 mi l 400 que costaría el almacenaje por seis meses de las 2 mil cajas que los contienen.
La gestión de Archivos de SeNaSa ha desplegado una ardua tarea en los últimos meses, el propósito de lograr la digitalización de todos sus documentos.
De acuerdo a su más reciente reporte, desde el mes de mayo de 2013 a la fecha,SeNaSa ha logrado digitalizar 1 millón de documentos de expedientes de afiliados de las regionales en el Centro de Digitalización del Archivo Central.
Para estos fines ha sido necesario contratar un personal que trabaja en horario corrido de 24 horas los siete días de la semana.
Las actividades de archivo, digitalización y puesta a la disposición de los afiliados ha contado con la asesoría de personal calificado del Archivo General de la Nación, institución que ha supervisado y certificado los avances alcanzados en ese sentido.
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